Hanselohn ist Ihr Partner für das Business Process Outsourcing der Lohnbuchhaltung bzw. der Entgeltabrechnung – vom Eintritt des Mitarbeiters bis zum Austritt. Unser vorrangiges Ziel ist stets die Bereitstellung einer fehlerfreien Abrechnung. Hierzu setzen wir unser langjähriges Branchenwissen ein und etablieren kundenindividuelle und klare Prozesse, die eine optimierte und effiziente Entgeltabrechnung ermöglichen. Wir verstehen uns darüber hinaus als echter Partner anstatt als reiner Dienstleister. Ihre Probleme in Bezug auf die Lohnabrechnung sind unsere Probleme und diese versuchen wir zu jeder Zeit mit größtmöglicher Servicequalität zu lösen.
Ein kurzer Überblick über unsere Dienstleistung.
- Personalstammpflege der Arbeitnehmer inkl. Neueinstellungen
- Erfassung von Bewegungsdaten (Arbeitsstunden, Abwesenheitszeiten, Urlaub, etc.)
- Durchführung des Meldewesens mit der Sozialversicherung (Beitragsnachweise, DEUEV, Erstattungsanträge, etc.)
- Durchführung des Meldewesens mit der Finanzbehörde (Lohnsteuerbescheinigung, Lohnsteueranmeldung, etc.)
- Abrechnungen der Mitarbeiter
- Auswertungspaket (Beitragsberechnung, Beitragsnachweise, Buchungsbeleg, Lohnsteueranmeldung, Journal, Zahlungslisten, etc.)
- Zahlungsdateien für das Online-Banking Bei Bedarf stellen wir Ihnen benötigte Mitarbeiterbescheinigungen aus.
- Vorausfüllen von Bescheinigungen (Arbeits-, Verdienst-, Entgeltbescheinigungen)
- Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs
- Versand der Entgeltnachweise an die Berufsgenossenschaft Betriebsprüfungen laufen für unsere Kunden in höchsten Maße digitale ab.
- Bereitstellung von GDPdU-Dateien für Lohnsteueraußenprüfungen
- Teilnahme an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung der SV (euBP)
- Druck, Kuvertierung und Versand von Abrechnungen an Mitarbeiter
- Bereitstellung der Abrechnungsunterlagen über ein Mitarbeiterportal
- Druck des Auswertungspakets und Kuvertierung der Mitarbeiterabrechnungen und Versand des Lohnpakets an den Arbeitgeber.
Vorteile
Fixe Kosten pro Arbeitnehmer
Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass jeder Arbeitgeber individuelle Wünsche und Anforderungen hat. Kunden schätzen unsere Flexibilität in Bezug auf die übernommenen Tätigkeiten und erbrachten Leistungen. Aus diesem Grund vereinbaren wir unseren Kunden Arbeitnehmern ein maßgeschneidertes Dienstleistungspaket zu einem fairen Preis unter Berücksichtigung des möglichen Automatisierungsgrades. Sie erhalten stets eine feste und kalkulierbare Kopfpauschale inklusive aller verabredeten Leistungen, wodurch sie in die Lage versetzt werden, die Kosten der Lohnbuchhaltung vorab genau zu beziffern.
- Inkludiert sind hierbei stets alle Korrekturabrechnungen, Neueinstellungen und Bescheinigungen. Es fallen hierfür keine zusätzlichen Kosten an, wie es bei anderen Anbietern üblich ist.
In der Regel führt unser Angebot bei gesteigerter Serviceleistung zu einer deutlichen Kostenreduzierung gegenüber dem Steuerberater oder anderen Lohnbüros.
Der Ablauf im Lohnbüro
Zur Erhebung Ihrer Arbeitgeberstammdaten übermitteln wir Ihnen zunächst einen Fragebogen, der alle benötigten Informationen abfragt (Betriebsnummer, Berufsgenossenschaft etc.).
Bei Notwendigkeit klären wird Details, wie die Auslegung und Anwendung von Betriebsvereinbarungen und Tarifen, in einem persönlichen Gespräch.
Für die Übernahme der Personaldaten dürfen Sie uns die letzte Abrechnungen, sowie das Lohnkonto Ihrer Arbeitnehmer übermitteln. Für Großkunden kann eine Importschnittstelle realisiert werden.
Für den monatlichen Abrechnungslauf stimmen wir mit Ihnen Termine ab, zu denen uns Änderungsdaten bereitgestellt werden müssen.
Die Übermittlung der Abrechnungsinformationen erfolgt individuell in Absprache mit unseren Kunden. Eine unstrukturierte Übergabe der Daten per E-Mail oder eine strukturierte Aufgabe von Änderungswünschen per Ticket-System ist ebenso möglich, wie die Übermittlung kundeneigener Formblätter und Listen oder die Verwendung der Hanselohn-Formblätter.
Mit größeren Kunden kann eine (teil-)automatisierte Datenüberleitung per Schnittstelle aus Fremdsystemen (z. B. Zeiterfassung) realisiert werden.
Nach der Abrechnung brauchen Sie sich um nichts zu kümmern, wir übernehmen das Meldewesen zur Sozialversicherung und Lohnsteuer. Sie erhalten alle Abrechnungsdaten bequem per PDF.
Auf Wunsch drucken wir auch alle Unterlagen und übermitteln die Abrechnungen an Ihre Mitarbeiter oder auch die kuvertieren Abrechnungen an Ihre Personalabteilung.
Für den Zahlungsverkehr stellen wir Ihnen SEPA-XML-Dateien zur Verfügung, die sie komfortabel in das Onlinebanking übernehmen können. Zusätzlich erhalten Sie alles als PDF. Wenn Sie weitere Auswertungen für das Personal-Controlling benötigen, stimmen wir diese mit Ihnen ab. Auf Wunsch erhalten von uns auch eine Datei zur Überleitung der Buchhaltungsdaten nach einem individuellen Kontenrahmen oder auch nach nach Standardkontenrahmen (SKR04/SKR03).
Sichere und bequeme Bereitstellung der Lohnunterlagen für Ihre Mitarbeiter in unserem Mitarbeiter-Portal
Sie haben die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern die Lohnunterlagen bequem über unsere Portallösung bereitzustellen. Wenn Ihr Mitarbeiter ein Dokument nicht findet, kann er dies erneut aus unserem Portal abrufen. Für erhöhte Sicherheit steht Ihren Mitarbeitern optional eine Zwei-Stufen-Authentifizierung über Google-Authenticator zur Verfügung.
- Alternativ können Sie auch unseren Druck-und-Versand-Service nutzen und wir stellen Ihnen kuvertieren Abrechnungen zur Verfügung oder übermitteln die Dokumente postalisch an Ihre Mitarbeiter.